Как организовать и провести совещание - Банк бесплатных рефератов, курсовых, дипломных работ

Воспользуйтесь формой поиска по сайту, чтобы найти реферат, курсовую или дипломную работу по вашей теме.

Формулировка темы. Решив провести совещание, нелишне для начала определить его цель. Для этого закончите предложение: «Собрание созывается для того, чтобы...».

Вам важно решить конкретный вопрос или только обсудить проблему? Обменяться информацией или довести до сведения сотрудников уже принятое решение, увидеть их реакцию? Стимулировать участников к реализации важного решения или согласовать спорные позиции?

Формулирование темы очень часто опускают - мол, и так понятно, что будем обсуждать. Однако нечеткость темы может повлечь за собой весьма неприятные последствия.

Мои коллеги-консультанты недавно были свидетелями того, как собрание, посвященное вопросам внедрения новой системы оплаты труда, быстро перешло к обсуждению вопроса дизайна новых магазинов и найма персонала в них. Вопросы дизайна и найма были, конечно, очень важны, но они уводили в сторону от основной темы.

Четкая формулировка темы позволяет пресекать подобные уходы и помогает участникам сконцентрироваться на главном вопросе.

Подбор участников. Круг людей, которых вы, менеджер, пригласите на совещание, полностью зависит от поставленной цели. Если вы собираетесь принимать решение по тому или иному вопросу, то приглашаемые люди должны иметь соответствующие полномочия. Если цель собрания - всесторонне обсудить вопрос, то вам могут понадобиться специалисты, владеющие нужной информацией.

Не забудьте, чтобы на обсуждении спорных вопросов присутствовали сторонники разных позиций. Если необходимо обсудить внедрение каких-то новых правил или систем работы, то надо пригласить как формальных руководителей, так и, возможно, неформальных лидеров вашей организации. При этом хорошо, чтобы они уже были на вашей стороне...

Составили список участников? Теперь вычеркните из него всех, без кого можно обойтись: сократите список до минимума. Лучше всего, если участников будет не больше 9-12. Собрание 20 человек с большей вероятностью может превратиться в формальную отсидку или неуправляемую дискуссию, чем встреча 10 человек.

Распределение ролей. Минимальный набор ролей: ведущий совещания и выступающие по темам. Если возникает необходимость фиксировать промежуточные результаты обсуждения и принятые решения, то вам понадобится секретарь собрания.

Если вы осознаете, что на собрании предстоит сложное обсуждение, то может понадобиться так называемый «фасилитатор» - человек, умеющий руководить дискуссией. Многие собрания явно нуждаются еще и в «контролере времени» - человеке, который следил бы за тем, чтобы не нарушались временные рамки докладов и обсуждений.

Не забудьте оповестить людей, которым вы выделяете особые роли, до начала совещания - чтобы они смогли подготовиться.

Составление повестки. В повестке должно быть отражено все, что будет происходить на совещании. Составляя повестку, учитывайте, что в начале собрания лучше уделить время текущим делам или срочным, но коротким вопросам.

Это даст участникам возможность «размяться» в обсуждении и быть готовыми к рассмотрению серьезных и сложных вопросов. К окончанию собрания накапливается усталость, поэтому в третьей части должны рассматриваться наиболее легкие пункты: объявления, интересные и приятные дела и т.д.

Важно, чтобы в повестке совещания после каждого пункта была сформулирована задача. В этом случае участники получают указание на тот результат, к которому должна прийти группа. Например, не достаточно просто обозначить тему: «Сообщение о результатах исследования спроса (И. И. Иванов, директор по маркетингу)». Для большей эффективности лучше сформулировать задачу: «На основе результатов группа корректирует план продаж и план мероприятий по выводу нового продукта на рынок».

Повестка дня должна быть разослана участникам совещания заранее. Для повышения эффективности работы вместе с повесткой дня рассылаются документы, с которыми участникам лучше ознакомиться до начала совещания.

Определение регламента. Объявите время начала и окончания собрания, время обсуждения каждого пункта повестки дня, перерывы, правила, которых желательно придерживаться.

Начинать собрание нужно вовремя. Если оно не начнется вовремя, будьте уверены, что на следующее собрание будет масса опозданий.

Ничто так благотворно не влияет на пунктуальность, как поставленная на середину стола копилка для денежных штрафов (от 10 рублей до 10 долларов за каждую минуту опоздания).

В начале совещания остановитесь на том, чего вы ждете от выступлений. Объявите регламент работы по каждому вопросу. Лучше, чтобы за выступлениями сначала последовали вопросы, затем - информационные дополнения и только потом - мнения участников.

Необходимо объявить, как будут приниматься решения - консенсусом, большинством или же вы, руководитель, только выслушаете присутствующих, а затем примете решение. Разъясните правила с самого начала, но будьте готовы к тому, чтобы напоминать о них.

Превращение темы в актуальные для участников дискуссионные проблемы. Обратите внимание участников на то, в чем заключается важность решения или обсуждения вопроса. Высший пилотаж - если вы сможете показать, как решение (или нерешение) вопроса скажется на каждом из присутствующих. Это особенно важно сделать, если приглашенные на совещание не видят смысла в данной встрече.

Обсуждение вопросов и выявление позиций. Каждая тема повестки дня должна быть рассмотрена отдельно и в указанном порядке. Напомните, сколько времени отведено на выступление и сколько - на обсуждение вопроса. Представьте сами или попросите выступающего изложить в начале всю общую информацию (историю вопроса, что уже сделано, в чем основная задача на нынешний период и т.д.).

Одна из особенностей российского менталитета - критический настрой к окружающему - скорее всего проявит себя в процессе обсуждения. Поэтому не поощряйте высказывания участников в духе «это все не так... это сделано неверно... это неправильно.»... Спросите критика: «Что мы должны сделать, чтобы решить эту проблему?» или «Что будет более эффективным в данной ситуации?».

Интересуйтесь разными точками зрения. Отмечайте тех, кто молчит, и обеспечивайте им возможность высказаться. Старайтесь рассмотреть и положительные, и отрицательные мнения.

Достижение согласия по ключевым пунктам, фиксация «точек согласия» и «точек разногласий». Ищите точки соприкосновения общие для всех. Хорошо, если участники могут видеть фиксируемые положения, поэтому удобно в этом случае использовать доску, на которой можно фломастером записывать те или иные утверждения. По каждому положению нужно фиксировать идеи (лист идей), проблемные моменты (лист проблем), принятые решения (лист результатов).

Принятие решений на основе согласованных положений. Отметьте завершение обсуждения подведением итога, в котором ясно должны быть сформулированы принятые решения или результаты обсуждения.

ФОРМИРОВАНИЕ ПРОГРАММЫ ДЕЙСТВИЙ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ СОВЕЩАНИЯ

Распределение ответственности по реализации программы действий. Зачастую участники совещания столько сил тратят на достижение согласия или выработку решения, что забывают о том, что ключевой момент - это воплощение принятого решения в жизнь.

Чтобы результаты обсуждения не ушли в песок, необходимо наметить шаги по реализации решения. И не забудьте за каждым пунктом программы действий закрепить ответственных; в противном случае может оказаться, что каждый будет считать ответственным другого сотрудника.

Подведение итогов и так называемое позитивное подкрепление участников. Подведите общий итог всего собрания: резюмируйте, какие вопросы рассмотрены и какие решения приняты, какие действия будут предприняты в развитие принятых решений, когда и кем. Отметьте тех, кто внес наибольший вклад в результат.

Описание предмета: «Психология, общение, человек»

Психология (от психо... и... логия),наука о законах порождения и функционирования психического отражения индивидом объективной реальности в процессе деятельности человека и поведения животных.

Предмет, основные проблемы и методы. В своей непосредственности явления психического отражения выступают для человека в форме внутренних переживаний, недоступных объективному наблюдению: ощущений и образов восприятия, мыслей и чувств. Этот особый характер психических явлений служил основанием для их противопоставления как явлениям внешнего мира, так и явлениям телесной жизни субъекта, что приводило к обособлению психологии от др.

наук, изучающих природу и общество.

Психология изучает психику в её филогенетическом и онтогенетическом развитии как на уровне животных, так и на уровне человека. Однако важнейший предмет психологии - изучение психики человека и её высшей, специфически человеческой формы - сознания.

Сознание - высшая, хотя и не единственная форма психического отражения у человека. Одна из фундаментальных проблем психологии заключается в изучении условий и «механизмов» осознания, связи между несознаваемыми формами психического отражения и сознанием. Недоступная для самонаблюдения, эта связь, как показывают современные исследования восприятия, памяти, словесных обобщений и др., успешно решается с помощью объективных методов. Др.

фундаментальную проблему психологии составляет раскрытие природы тех процессов, которые субъективно переживаются как происходящие во внутреннем мире.

Введение в психологии категории деятельности создало возможность и для адекватного подхода к проблеме биологического и социального в развитии психики человека.

Наиболее изученными в психологии. являются познавательные процессы - ощущение, восприятие, память и мышление, которые всё более рассматриваются как различные моменты, виды и формы предметной деятельности субъекта, функционально или генетически связанные с внешней деятельностью, с практикой. Это выразилось в развитии исследований мышечных движений, входящих в состав процессов непосредственно чувственного отражения, в подходе к процессам воспринимания, запоминания и припоминания как к особым действиям и операциям и в понимании мыслительной деятельности как происходящей из деятельности практической.

Гораздо более сложными являются проблемы внутренней регуляции деятельности - проблемы потребностей, мотивов,аффективно-волевых процессов. Хотя их изучению посвящено большое число исследований, однако понимание их у разных авторов остаётся далеко не однозначным.

Психология является экспериментальной наукой. Важная роль принадлежит в ней лабораторному эксперименту, позволяющему получать точную квалификацию и измерения изучаемых процессов. В психологии применяются и др.

конкретные методы, в том числе наблюдение в обычных или специально создаваемых условиях, анализ продуктов деятельности, сравнительно-генетический метод и т. н. формирующий эксперимент; применяются также методы собирания массового материала - психологические тесты, методы интервьюирования и анкетирования. [БСЭ]

Внимание!

Банк рефератов, курсовых и дипломных работ содержит тексты, предназначенные только для ознакомления. Если Вы хотите каким-либо образом использовать указанные материалы, Вам следует обратиться к автору работы. Администрация сайта комментариев к работам, размещенным в банке рефератов, и разрешения на использование текстов целиком или каких-либо их частей не дает.

Мы не являемся авторами данных текстов, не пользуемся ими в своей деятельности и не продаем данные материалы за деньги. Мы принимаем претензии от авторов, чьи работы были добавлены в наш банк рефератов посетителями сайта без указания авторства текстов, и удаляем данные материалы по первому требованию.