Этика деловой переписки - Банк бесплатных рефератов, курсовых, дипломных работ

Воспользуйтесь формой поиска по сайту, чтобы найти реферат, курсовую или дипломную работу по вашей теме.

Деловое письмо имеет длительную историю. Оно развивалось вместе с экономическими и специальными отношениями, отражало этнические традиции, несло на себе отпечаток светского и официального этикета. Особенно была богата этикетными формами деловая переписка феодального периода. В частности, в ней было много выражений почтения и уважения, которые источались в адрес получателя письма, независимо от истинного отношения к адресату. Вот, например, как подписывал письма шефу корпуса жандармов А.Х.Бенкендорфу А.С.Пушкин: "С глубочайшим почтением и совершенной преданностью честь имею быть, милостивый государь, Вашего сиятельства покорнейший слуга Александр Пушкин".

Несмотря на внешнее проявление уважительности со стороны лиц дворянского сословия, в деловом письменном общении были заметны социальные различия. Они выражались в уничижительном характере делового сообщения со стороны людей, находившихся на низших ступенях социальной лестницы при обращении к вышестоящим и повелительном, властном тоне вышестоящих в адрес нижестоящих.

С развитием капиталистических отношений деловое письмо стало унифицироваться, избавляться от многих дворянских этикетных норм, а проявляющиеся в нем служебные отношения приобретать более демократический характер. Особенно упростилась деловая переписка в последние десятилетия, став сухой, чисто официальной. В наш стремительный век это в определенной степени оправдывается необходимостью в меньших затратах времени на написание делового письма, необходимостью в четком и ясном изложении сути просьбы, предложения и т.д. Вместе с тем можно согласиться и с точкой зрения, когда высказывается сожаление о постепенном исчезновении из делового письма ряда этикетных форм, в частности слов уважаемый, уважаемые, с уважением, выражений извинений и благодарности, придающих переписке человеческий характер. Чаще и чаще обращения к людям заменяются обращением к фирме, организации и т.д., под которыми подразумеваются работающие там люди.

Переписка как форма делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо - это корреспонденция, направленная от имени одной организации, учреждения, фирмы другой организации, учреждению, фирме. Она может быть адресована коллективному адресату или одному человеку, который выступает в качестве не частного, а юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие и другие письма. Частным официальным лицом является такое деловое послание, которое адресуется от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу.

К деловой корреспонденции предъявляется ряд требований. Прежде всего деловое письмо должно вызвать интерес у адресата. Для этого необходимо на основе убедительных фактов, данных, сведений показать адресату выгодность партнерства или невыгодность разрыва деловых взаимоотношений. Содержание письма должно побуждать его к действию, принятию важных для адресата решений.

В отличие от светского письма в деловой переписке избегают образного выражения мыслей с помощью сравнений, метафор, (перенесения одних свойств предмета или явления на другой на основании их общих признаков), аллегорий (изображения отвлеченной идеи или понятия посредством конкретного образа) и гиперболы (преувеличения).

Излагать содержание делового письма следует точно и лаконично. В тексте предпочтительны простые распространенные предложения. При изложении содержания необходимо избегать частностей, второстепенных деталей. Доказательства, соображения подкрепляются лишь самыми важными аргументами, фактами или цифрами. Чтобы не превратить письмо в таблицу или статистический справочник, нужно не перегружать его цифровыми данными. Цифры, перечни, списки и т.п. даются в приложении.

Текст делового письма следует делить на абзацы. Каждый абзац должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Нормальным считается абзац из двух-трех предложений.

Суть просьбы, предложения условий для сотрудничества и т.д нужно излагать в доступной форме и логической последовательности. Прежде чем употреблять профессиональные термины, сокращения, надо представить себе, понятны ли они будут адресату, не приведет ли это к просьбам их уточнений и разъяснений. В таком случае вы потеряете время, а время, как говорится, - деньги.

Тон письма должен быть уважительным и корректным, даже если назревает конфликтная ситуация. При обострении взаимоотношений следует всегда задуматься, не по вашей ли вине она возникла, все ли вы сделали для того, чтобы избежать ее. Даже разрыв отношений должен оставлять какие-то мосты. Возможно, они в будущем еще пригодятся. Это, конечно, не означает всепрощенства, пассивного принятия аморальных поступков.

Деловое письмо обычно носит четко нацеленный характер и посвящается одному вопросу, содержание которого следует целиком подчинять его решению (заключению сделки, изложению делового предложения, передаче информации и т.п.).

Важнейшее нравственное требование к содержанию письма - честностъ, правдивость. Задержки с ответом, бессознательно допущенная ошибка, неточность должны повлечь за собой извинительные просьбы.

В отличие от управленческого распоряжения, приказа в деловой переписке коммерческого, партнерского характера следует избегать повелительного тона, сомнений в полезности заказываемого товара или услуги.

В служебной переписке употребляются многие виды писем, различающихся по своим целям и характеру. В их числе письма-извещения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-просьбы, письма-предложения, письма-подтверждения, письма-согласия, письма-отказы, информационно-разъяснительные письма, письма-циркуляры или распорядительные письма, письма-разрешения, письма-запрещения, сопроводительные письма.

Для коммерческой переписки характерны письма-запросы, письма-ответы на запросы, письма-предложения, письма-заказы, письма-рекламации, гарантийные письма.

Письмо-запрос направляется от покупателя к продавцу, от импортера - к экспортеру с целью выяснения возможности поставки определенной продукции или оказания услуг. Оно также содержит просьбу направить предложение на поставку товаров. В таком письме обычно указываются наименование и вид товара, а также условия, на которых заказчику хотелось бы получить товар.

В свою очередь адресат, получив письмо-заказ, посылает заказчику отчет на запрос, в котором может сообщаться о принятии запроса к рассмотрению, обещание направить предложение в определенный срок или содержаться отказ поставки товара с мотивировкой отказа.

Продавец, если его устраивают пожелания покупателя и он заинтересован в быстром заключении сделки или контракта, может и без предварительных сообщений направить предложение (оферту). В предложении помимо наименования и вида товара указываются его количество, упаковка, сроки поставки, условия платежа и доставки.

Если условия предложения приемлемы для покупателя, он направляет письмо-заказ, в котором повторяются основные пункты предложения. При получении заказа продавцом высылается подтверждение, которое является свидетельством о принятии заказа к исполнению.

Заказ отличается от сделки или контракта тем, что невыполнение заказа не влечет за собой санкций, которые, как правило, указываются при оформлении сделки (контракта). Преимущество заказа перед сделкой в упрощении процедуры заключения договора. В случае, если покупатель и продавец расходятся по каким-то позициям, переписка продолжается до принятия окончательного решения одной или двух сторон, ведущих письменные переговоры.

При нарушении деловыми партнерами условий договора потерпевший направляет в адрес нарушителя письмо рекламацию (претензию). В нем указываются основания для предъявления претензии, приводятся ее доказательства и конкретные требования потерпевшей стороны. К письму прилагаются документы потерпевшей стороны, подтверждающие рекламацию. Таковыми могут быть акт приемки, акт испытаний, акт экспертизы и т.д.

В переписке партнеры, вступающие в правовые отношения, прибегают к гарантийным письмам. В них подтверждаются условия делового сотрудничества, даются определенные обещания, берутся обязательства.

В деловой переписке, как коммерческой, так и некоммерческой имеют место и сопроводительные письма, в которых сообщается о направляемых или возвращаемых документах. Названия высылаемых документов перечисляются в приложении, размещенном под текстом.

Деловое письмо обычно состоит из заголовка (зачина), основного текста (доказательства) и концовки.

Заголовок содержит название фирмы (учреждения), отправляющей письмо, почтовый и телеграфный адрес, телетайп и телефакс, номера телефонов, расчетный счет, дату отправления письма. Месяц в деловой корреспонденции пишется полным словом (например: 1 июля 1993г.). В письме, адресованном в Европу, дата указывается в следующем порядке: число, месяц, год, в США - месяц, число, год.

Как правило, солидные организации, учреждения, предприятия, фирмы для деловой переписки используют бланки с нанесенными на них типографским способом формальными элементами заголовка (реквизитами). Для посылки писем за рубеж реквизиты должны быть продублированы на английском или ином языке.

В заголовке рядом с обозначением места и даты обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано. Например: "Относительно (касательно)...", "По вопросу поставки (заказа)..." Чаще пишут сокращенно "относ." "кас." Указание на содержание письма подчеркивают.

Ниже штампа могут также ставиться номера письма отправителя и письма адресата, на которое дается ответ. Например: "Наш №... от...", "Ваш №... от...", или проще "№... ", "На №..."

Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.

В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма).

Если письмо адресовано фирме или учреждению, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. Например: "Президенту компании... господину..." В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.

Если известна должность адресата, желательно указать ее после имени. Например: "Вниманию мистера Блэка, начальника отдела". При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой.

Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия должности, название объектов переписки пишутся с заглавной буквы.

После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели. Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании деловых писем наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма.

Приведем некоторые из устойчивых этикетных формул:

Мы получили Ваше письмо за №... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать (с удовольствием узнали), что...

Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.

Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.

Благодарим за письмо от... или за №... В ответ сообщаем...

Подтверждаем получение Вашего письма от... со всеми приложениями.

Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г, и сообщаем, что...

Мы крайне удивлены Вашим письмом от... в котором Вы сообщаете...

Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что...

В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что...

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания)...

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить)...

В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...

В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что...

В подтверждение нашей телеграммы от... сообщаем, что...

В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что...

Принимаем к сведению Ваше письмо от... и сообщаем...

Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от...

Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).

Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ. Приведем примерные фразы, которые могут составить основу кратких писем:

Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...

Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу...

Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения.

Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению.

В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно.

Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ па Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры...

В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что ее (его) выполнить не можем (не имеем возможности).

К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение.

К сожалению, Ваша просьба не может быть удоалетворена по следующим причинам...

Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.

Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести в него следующие изменения...

Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки...)...

При написании основного текста письма употребляются обороты-скрепы:

Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным)...

В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами)...

Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам...

В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше) сообщаем...

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить)...

В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо)....

Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя).. Таким образом (в заключение)...

Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что...

Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение)...

Поставки будут производиться (осуществляться)...

В конце делового письма содержатся просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.

Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставится и печать.

Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:

Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением...

Просим написать нам о своем решении. С уважением...

Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уваженнем...

Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш...

Просим Вас поставить нас в известность. С уваженнем...

Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением...

Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением...

Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением...

Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим. С уважением...

В надежде на благоприятный ответ. С уважением...

Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением...

Ожидаем Ваших заказов (одобрения, согласия, подтверждения). С уважением...

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество...

Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением...

В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш...

Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие). С уважением...

В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением...

При получении письма просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщкть по телефаксу...). С уважением...

Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например: "Приложение: от №..."

Согласно служебному этикету ответ на письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него также подписывает такой же руководитель, в крайнем случае его заместитель.

Описание предмета: «Этика»

Этика – философская дисциплина, объектом изучения которой является мораль. Мораль - важнейшая составляющая культуры, один из основных способов регуляции поведения человека. Поэтому, по мнению многих мыслителей, этика является важнейшей частью философии. Она рассматривает те нравственные проблемы, которые неизбежно встают перед каждым человеком: в чем смысл жизни и смерти; в чем сущность добра и зла и каковы критерии их разграничения; как относиться к страданиям; можно ли совместить выполнение нравственного долга и достижение счастья; как оценивать поступки людей – по намерениям или по результатам; каковы критерии справедливости; каково место любви в жизни человека; почему альтруизм предпочтительнее эгоизма; совместимы ли добро и польза и т.д. Этика не только описывает реально существующие отношения между людьми, но и стремится создать идеал этих отношений, т.е.

не только анализирует сущее, но и намечает очертания должного. Этические представления – это реализация потребности человека в идеалах и ценностях.

Этика стремится к рациональному обоснованию моральных ценностей, хотя их рационализация неизбежно сталкивается с трудностями, поскольку эти ценности сопряжены не только с рассудком человека, но и с его чувствами, убеждениями, нравственной верой. Каждая историческая эпоха, каждый мыслитель обогащает этические вопросы своими духовными поисками, своим опытом, раскрывает их новые аспекты. Поэтому изучать этику необходимо через рассмотрение многообразных теоретических и жизненных позиций.

Внимание!

Банк рефератов, курсовых и дипломных работ содержит тексты, предназначенные только для ознакомления. Если Вы хотите каким-либо образом использовать указанные материалы, Вам следует обратиться к автору работы. Администрация сайта комментариев к работам, размещенным в банке рефератов, и разрешения на использование текстов целиком или каких-либо их частей не дает.

Мы не являемся авторами данных текстов, не пользуемся ими в своей деятельности и не продаем данные материалы за деньги. Мы принимаем претензии от авторов, чьи работы были добавлены в наш банк рефератов посетителями сайта без указания авторства текстов, и удаляем данные материалы по первому требованию.