Проектирование информационных систем управления персоналом предприятия - Банк бесплатных рефератов, курсовых, дипломных работ

Воспользуйтесь формой поиска по сайту, чтобы найти реферат, курсовую или дипломную работу по вашей теме.

На предприятиях с численностью от 1000 сотрудников (к таким предприятиям в основном относятся крупные производства и отраслевые предприятия) возникает проблема систематизации и автоматизации процессов управления персоналом и документооборота, связанного с ними.

Любое серьезное внедрение информационных систем начинается с обследования предприятия. Практически все обследования, проводимые специалистами компании «АиТ Софт», показывают, что сотрудники кадровой службы, бухгалтерии и отдела нормирования часто дублируют функции друг друга, например: инженеры-нормировщики бывают заняты ведением табельного учёта и расчёта начислений\удержаний для последующего начисления заработной платы, руководители производственных подразделений выполняют функции нормирования работ по нарядам. Другой случай - перегруженность работой одних сотрудников и недостаток загрузки других. Эти и подобные ситуации свидетельствуют о неэффективной работе структур управления персоналом.

Причины таких ситуаций кроются в неудачном планировании служб управления персоналом . На практике зачастую оказывается, что никакого планирования их деятельности предприятием вовсе не проводилось, инструкции для штатных единиц кадровых служб составлялись исходя из обычных требований к той или иной профессии. Следствием этого являются многочисленные нестыковки между различными подразделениями, отвечающими за работу с персоналом, и нештатные ситуации в деятельности предприятия.

Таким образом, на предприятиях со значительной численностью существует реальная проблема создания информационной системы управления персоналом и реорганизации (эффективного планирования ) деятельности кадровых служб и бухгалтерии. Решение этих задач необходимо для успешного внедрения автоматизированных систем и входит в список работ консалтинговых компаний.

Фактически эта задача сводится к достаточно сложной, трудоёмкой и до конца неформализованной задаче проектирования информационной системы (ИС). Для автоматизации проектирования ИС обычно используют средства автоматизации проектирования, или CASE-средства.

Компания «АиТ Софт» имеет большой опыт внедрения решений по автоматизации процессов управления персоналом на предприятиях пище-вой, нефтегазовой, химической и машиностроительной промышленности, в банковской и торговой системах, в сферах телекоммуникаций, образования, страхования и медицины. Мы используем следующую схему ведения работ по анализу систем управления персоналом предприятия.

На первом этапе определяются подразделения обследуемого предприятия, отвечающие за работу с персоналом. Обычно это - Отдел Кадров, ОТиЗ, Расчетная группа Бухгалтерии и подразделения, отвечающие за ведение табельного учета и учета выполненных работ. Сотрудники этих подразделений участвуют в различных бизнес-процессах, таких как: обеспечение потребностей в персонале (human resources), разработка систем мотивации персонала, кадровый учет, расчет заработной платы и другие. Отвечают за исполнение этих работ сотрудники, подчиняющиеся различным руководителям первого уровня: финансовому директору, директору по персоналу и главному бухгалтеру. В результате очень непросто добиться слаженной работы сотрудников, работающих в одном бизнес-процессе, но подчиняющихся разным руководителям, поэтому очень важно корректно описать существующие бизнес-процессы и проанализировать их.

На первом этапе проектирования информационной системы проводится анкетирование сотрудников, занятых в работе с персоналом. Его цель - получить информацию об их обязанностях и документах, с которыми они работают.

На базе этих сведений строится модель (описание системы) процессов управления персоналом предприятия. Модель предназначается для оценки выполнения отдельных работ с целью их реорганизации и автоматизации.

Для описания деятельности служб управления персоналом с помощью моделей необходимо утвердить список бизнесс-процессов, для которых они будут построены, решить, какие работы будут включены в модель, и договориться о необходимом уровне детализации (См. рис.1).

Рис1. Композиция процедуры приема сотрудника на работу.

Существует несколько подходов к построению модели системы. Они связаны с выбором точки зрения на модель. Как правило, их можно свести к двум основным методам моделирования - модели документооборота между рабочими местами и модели процессов управления персоналом.

Модель документооборота представляет собой направленный граф, каждая вершина которого изображает рабочее место (штатную единицу) одной из служб управления персоналом предприятия, а дуги - информационные потоки (документы), движущиеся между рабочими местами. Модель документооборота можно расширить, приписав дугам весовые коэффициенты, отражающие загрузку информационного потока. Такая модель отвечает на вопросы о количестве рабочих мест служб управления персоналом, о загрузке каждого из них входной информацией, о прохождении документа по рабочим местам служб управления персоналом, но не отвечает на вопрос, как проистекает конкретный управленческий процесс (например, какие действия происходят в отделе кадров при приёме сотрудника на работу). На основании этой модели можно написать должностные инструкции для данной штатной единицы.

Модель процесса управления персоналом представляет собой детальное описание всей совокупности процессов, связанных с управлением персоналом.

Процесс рассматривается как законченное действие, преобразующее входную информацию в выходную, состоящее из нескольких этапов (подпроцессов). Каждый подпроцесс может в свою очередь рассматриваться как состоящий из нескольких подпроцессов, и так далее, до достижения точности, заданной заранее. Такая модель отвечает на вопросы о порядке действий сотрудников кадровых служб, участвующих в данном процессе, и даёт возможность написать подробную инструкцию о действиях сотрудника кадровой службы в каждой конкретной ситуации. Также модель процессов можно использовать при написании технического задания на автоматизацию системы управления персоналом. Однако она не позволяет оценить загруженность сотрудника работой. (См. рис.2)

Оба подхода имеют свои преимущества и недостатки. В зависимости от цели моделирования предпочтения могут быть отданы одному из методов. Для построения полновесной многоцелевой модели необходимо применить обе методики. Каждая будет показывать определённые аспекты функционирования системы.

Таким образом, в ходе проектирования ИС «Управление персоналом» будет наглядно представлен перечень всех бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом; полное описание каждого рабочего места, включающее перечень функций, список входящих документов и их источник, а также исходящие документы и сотрудников, участвовавших в их подготовке; перечень входящих-исходящих документов по подразделениям.

Решив задачу построения модели, группа аналитиков, разрабатывающих модель информационной системы, может указать руководству предприятия, заказавшего разработку, на недостатки существующей системы (перегруженность и недозагрузка рабочих мест и потоков документов, дублирование и нехватка функций, избыточная стоимость процессов). Сотрудники предприятия могут сформулировать свои требования к новой системе, что даст аналитической группе возможность разработать новую модель, учитывающую эти требования, и приступить к написанию технического задания на автоматизацию информационной системы, написание программных модулей и разработку структуры базы данных.

Таким образом, использование корпоративной информационной системы «Управление персоналом» позволяет не просто автоматизировать отдельные элементы существующих бизнес-процессов (таких как расчет зарплаты, кадровый и табельный учет и другие), а существенно их перестроить. Это увеличит достоверность информации и скорость обработки данных, сократит трудоемкость отдельных бизнес-процессов..

Описанная технология используется для ряда наших клиентов, в частности: ДООО «Бургаз» (одно из подразделений Газпрома) и группы предприятий Готэк (изготовление различной упаковки).

Закон единства и борьбы противоположностей

Вопросы подбора кадров рассматриваются, как правило, с двух разных и в чем-то даже противоположных позиций. С одной стороны, существует множество рекомендаций, адресованных соискателю. В том числе статьи типа, °как произвести благоприятное впечатление при собеседовании° или °10 (20, 33 - нужное подчеркнуть) советов, как получить интересующую вас работу°. С другой стороны, существуют книги, брошюры, статьи, курсы, тренинги и обучающие семинары, адресованные тем, кого принято называть менеджерами по персоналу.

Мы попытаемся объединить две указанные позиции, поскольку, на наш взгляд, чем больше каждая из взаимодействующих сторон знает о противоположной, тем интереснее, продуктивнее и, если позволите, профессиональнее будет проходить их взаимо-дейст-вие. Кроме того, в работе двух сторон - менеджера и кандидата - мы находим достаточно четкие параллели.

В идеале подбор нового сотрудника менеджер по персоналу планирует заранее. И план этот должен основываться на оценке наличных ресурсов, будущих потребностей предприятия в кадрах, разработ-ке программы удовлетворения этих потребностей. В реальной жизни типична другая ситуация: по поручению вышестоящего руководства менеджер заполняет °горящую° вакансию, определяя в первую очередь критерии отбора кандидата, то есть те качества, которым должен соответствовать специалист.

« анкетные данные (пол, возраст, наличие прописки, семейное положение, место жительства, сведения об образовании и опыте работы);

При этом наиболее распространенными методами выделения критериев являются:

« опрос руководителей структурных подразделений;

« опрос экспертов (специалистов, успешных в данной должности, сотрудников, чья работа включает в себя взаимодействие с данной должностной единицей);

« анализ должностных инструкций и профессиограмм.

На основе данной информации менеджер сможет:

« составить °описание должности° для предъявления кандидату;

« определить методы, с помощью которых можно выявить необходимые критерии;

« правильно организовать объявление конкурса (например, определить, где и как стоит искать кандидатов с нужными требованиями и что указывать в объявлении).

Если, например, требуются перспективные выпускники престижных вузов, для которых фирма планирует дальнейшее обучение, то их проще °отловить° на столь популярных сейчас Днях карьеры и при этом в объявлении и презентации фирмы сделать акцент на эти самые возможности роста и обучения. Если же нужен уникальный специалист, свободно владеющий китайским, японским и индонезийским языками одновременно, то тут, вероятно, следует обратиться в кадровое агентство.

Кандидат на должность, в свою очередь, проводит аналогичную работу и определяет, каким требованиям должна отвечать его будущая деятельность, где стоит искать информацию о такого рода вакансиях, какие его качества позволяют ему претендовать на то или иное место, где разместить информацию о себе, чтобы она с большей вероятностью попала на глаза работодателю.

Осуществляется, как правило, при помощи телефонных переговоров или отправки резюме.

« заранее определите цель разговора, перечень вопросов, продумайте их формулировки (сравните: °А это кто?° и °Простите, как к вам было бы удобнее обращаться?°), уточните названия и имена, приготовьте бумагу и ручку;

« не забудьте поздороваться и представиться;

« выясните, как зовут собеседника и может ли он уделить вам несколько минут;

« продумайте различные варианты окончания разговора.

« правильно начните разговор (приветствие, представление);

« и опять же сумейте грамотно разговор окончить.

« будьте неизменно доброжела-тель-ны (улыбайтесь! даже по телефону! улыбка меняет тон!), внимательны;

Цель - произвести первичную оценку (менеджер оценивает кандидата, кандидат - фирму и условия работы) и, при благоприятном итоге разговора, договориться о встрече.

Резюме. Требования к резюме (качество бумаги, структура и порядок изложения информации, лаконичность, содержание, отточенность формулировок, аккуратность документа и т. д.) являются первейшей заботой кандидата и одновременно критерием оценки менеджера. Составление резюме - предмет отдельного разговора, поскольку дело это достаточно специфичес-кое и требует определенного профессионализма. Цель подачи резюме та же - произвести впечатление и получить возможность личной встречи.

Сложно переоценить значение этого этапа. В многочисленных исследованиях показано, насколько сильно первое впечатление влияет на протекание дальнейшего общения, позволяя °трактовать° одни и те же события, слова, поступки совершенно противоположным образом.

К встрече готовятся оба: менеджер готовит офис (внешний вид офиса, его соответствие корпоративному стилю предприятия, место для кандидата, материалы для разговора...); кандидат готовит свой собственный внешний вид (аккуратность, деловой стиль, соответствие стилю фирмы...) и материалы, которые могут понадобиться при разговоре (резюме, рекомендательные письма, программы, проекты...)

При разговоре важно правильно организовать пространство общения. Так, например, положение собеседников, сидящих напротив друг друга через стол, является более формальным; положение, когда один сидит за столом, а другой - с торца (°угловая позиция°), является более доверительным. На первый взгляд кажется, что кандидат не имеет возможности выбрать себе место, он вынужден сидеть там, где укажет ему менеджер. Однако это не так.

Если кандидат понимает, что взаимное расположение собеседников не способствует установлению благоприятного контакта, он может попросить разрешения пересесть или просто слегка передвинуть свой стул, извинившись и не акцентируя на этом внимания менеджера (°простите, мне кажется, так будет удобнее разговаривать, позвольте, я чуть передвинусь°, в нашей практике не было случая, когда менеджер отказал, хотя, честно сказать, и со стороны кандидатов подобное поведение встречается крайне редко). Фокус заключается в том, что рано или поздно более грамотное расположение участников все равно скажется на характере беседы, таким образом, кандидат вполне в силах повлиять на атмосферу и даже отчасти на стратегию проведения собеседования, выбранную менеджером.

Стратегии собеседования можно условно разделить на °мягкие° и °жесткие°. При использовании мягкой стратегии, менеджер старается сгладить стрессовую ситуацию, сделать ее более комфортной для кандидата. Жесткая стратегия позволяет более четко определить особенности поведения кандидата в стрессовой ситуации. Мягкая стратегия более похожа на доверительный разговор, жесткая - на экзамен.

Даже если разговор с кандидатом ведут достаточно °жестко°, его спокойствие, доброжелательность, неизменное обращение к менедже-ру по имени (имени-отчеству, потрудитесь записать эти данные после взаимных представлений), помогут °смягчить° стиль общения. Еще одна маленькая деталь, которая может с успехом использоваться как менеджером, так и кандидатом - то, что называют °приемом зеркала°. У каждого человека существуют свои индивидуальные параметры общения: темп речи, дистанция общения, то, как часто человек улыбается или смотрит в глаза и т. п. Если вам удастся °приблизить° свои параметры общения к параметрам общения собеседника, то разговор будет протекать легче, обстановка беседы станет доброжелательнее, а вероятность возникновения взаимных симпатий увеличится.

И кандидату, и менеджеру важно продумать окончание разговора, которое способствовало бы психологическому °закрытию° ситуации общения: обсуждение нейтральных вопросов, ответ на вопросы претендента на работу (содержание таких вопросов может дать дополнительную информацию о кандидате, поэтому готовить их следует заранее), обсуждение дальнейшего взаимодействия, сроки возможного звонка...

Все чаще при приеме на работу используется тестирование (как профессиональное, так и психологическое). Проведение такой работы и использование ее результатов - предмет отдельного разговора.

После собеседования менеджер заполняет характеристику на претендента и направляет ее потенциальному руководителю, при этом для планирования кадров полезным является анализ особенностей подходящих и отвергнутых кандидатур (просто удивительно, сколько информации о собственном предприятии может получить внимательный менеджер при таком анализе). В некоторых фирмах в случае отказа претенден-ту посылается лаконичное и весьма тактично составленное письмо.

Кандидат тоже занимается, так скажем, писаниной и некоторого рода аналитической работой. Он отсылает благодарственное письмо и тщательно анализирует (хорошо, если письменно) прошедшее собеседование (что, на его взгляд, было удачным, на какие вопросы он не готов был ответить, какие вопросы показались ему °каверзными°, какую информацию он получил; отметим, что цель данной работы - выводы, способствую-щие более тщательной и продуман-ной подготовке к следующим собеседованиям и (или) дальнейшему поиску работы, а не для °поедания себя° на тему °ах, вот как надо было ответить, а что же я!..°).

Если общение (менеджер-кандидат) продолжается, то происходит переход к следующему этапу, о чем мы надеемся поговорить в будущем. Если, к взаимному сожалению, результаты не предполагают продолжения, то возврат происходит в °пункт 1°, и начинается новый виток (°круговое развитие истории°), но уже с учетом полученного опыта (а вот это и будет °историческим развитием по спирали°).

Описание предмета: «Экономика предприятия»

Экономика предприятия - это наука, изучающая и раскрывающая социально-экономический и административно-хозяйственный механизм процесса создания необходимых людям материально-вещественных благ. За пределами производственного предприятия циркулирует лишь разнообразная информация о количестве, качестве и пропорциях производимой и потребляемой разнообразной продукции: пищи, одежды, жилищ, средств транспорта, связи, науки, медицины и др.

Существует множество понятий и определений, что такое экономика предприятия. Вот некоторые из них, сделанные рядом отечественных и зарубежных ученых: это наука, которая изучает действие экономических законов социализма в условиях промышленных предприятий и раскрывает частные закономерности развития предприятий, вытекающие из этих законов; это совокупность всех сторон хозяйственной деятельности - ее результатов; это ее хозяйственное состояние, свидетельствующее об уровне производительности труда, доходности или убыточности, уровне использования основных производственных фондов и др.; это наука, которая изучает методы совершенствования производства и наиболее рационального использования ресурсов предприятия; это совокупность методов, определяющих условия для создания, функционирования и развития предприятия; это общее исследование самого предприятия, его действия во внешней и внутренней среде, т.е. единого целого статического (физического) и динамического (функционирующего) элемента рыночного хозяйства; это правила экономической «игры» производителей, потребителей, покупателей, продавцов, банкиров, предпринимателей и т.д.; это оценка разных ситуаций в «жизни» предприятия с точки зрения рациональности распределения и использования производственных (ограниченных) ресурсов; это наука об управлении хозяйственной деятельностью предприятия; экономика предприятия понимается как экономическое управление предприятием; это то, что позволяет удовлетворять материальные потребности человека, чтобы он занимался возвышенными видами деятельности (наукой, культурой и т.д.); это виды деятельности, которые позволяют предприятию обеспечить потребителям материальные блага, а себе - материальные условия для жизни на Земле; это наука о поведении предприятия (фирмы) на рынках готовой продукции и рынках производственных факторов; это наука, которая дает рекомендации относительно центральных проблем предприятия: что производить, в каком количестве, для кого предполагается продукция, с помощью каких ресурсов производить, с какими издержками и с какой прибылью; это часть микроэкономики, которая изучает процессы принятия экономических решений отдельными экономическими субъектами - фирмами, потребителями и др.; это гармония теории на уровне предприятия как результата познания законов и закономерностей экономического развития и практики, которая формирует социальный заказ на теоретическое исследование, а затем опровергает или использует их, чтобы удачно вписаться в рыночные отношения; это элемент теории рыночной экономики.

Исходя из приведенных определений все смысловые значения сочетания слов «экономика предприятия» можно подразделить на три вида: хозяйство предприятия; вся деятельность предприятия, связанная с потреблением ресурсов, производством и реализацией продукции (услуг); наука, исследующая, изучающая как теоретические законы, так и конкретное состояние хозяйства предприятия.

Следовательно, как наука «экономика предприятия» неоднозначна: подразделяется на теоретическую экономику и конкретную (прикладную) экономику.

Экономика предприятия изучает не только то, что влияет на его деятельность, но и то, как само предприятие может изменить свое состояние в будущем, т.е. экономике предприятия присущи не только теоретический и прикладной аспекты, но и пространственно-временной аспект. Среда, в которой функционирует предприятие, определяет еще и рыночный аспект его экономики[7].

Таким образом, можно сказать, что современная экономика предприятия исследует, как решаются главные проблемы (что, как, когда и для кого производить), каким образом на их решение влияют различные факторы, условия, обстоятельства, какую роль в функционировании предприятия играют рынок, государство, банки и другие экономические и социальные институты; устанавливает причинно-следственные связи, которые объясняют наблюдаемые экономические явления, поскольку анализ причин и последствий процесса позволяет осуществить контроль за его результатами, чтобы действовать осознанно.

Внимание!

Банк рефератов, курсовых и дипломных работ содержит тексты, предназначенные только для ознакомления. Если Вы хотите каким-либо образом использовать указанные материалы, Вам следует обратиться к автору работы. Администрация сайта комментариев к работам, размещенным в банке рефератов, и разрешения на использование текстов целиком или каких-либо их частей не дает.

Мы не являемся авторами данных текстов, не пользуемся ими в своей деятельности и не продаем данные материалы за деньги. Мы принимаем претензии от авторов, чьи работы были добавлены в наш банк рефератов посетителями сайта без указания авторства текстов, и удаляем данные материалы по первому требованию.